Aufgaben im Vorstand

1. Vorsitzender

Der Erste Vorsitzende hat den Verein zu führen unter Berücksichtigung der Satzung und der steuerlichen sowie der kleingärtnerischen Gemeinnützigkeit. Er hat die Geschäftsführung des Vereins zu besorgen, soweit die Satzung nichts anderes bestimmt und daher folgende Aufgaben:

- Vertretung des Vereins in rechtlichen Angelegenheiten gerichtlich und außergerichtlich
- Vertretung des Vereins beim Landesverband und der Stadt Landsberg
- An- und Abmeldung beschlossener Änderungen oder Neufassung der Satzung sowie der Ergebnisse von Neuwahlen beim Notar zum Eintrag in das Vereinsregister beim Amtsgericht
- Vorbereitung, Einberufung, Durchführung und Nachbereitung aller Sitzungen und Versammlungen des Vereins
- Vorbereitung und Ausführung der Beschlüsse der Mitgliederversammlungen und Verbandsorganen
- Durchführung der Satzungsgemäßen Aufgaben bzw. deren Sicherung
- Berichterstattung über die Arbeit des Vorstands und des Vereins in der Mitgliederversammlung
- Veranlassung der Überarbeitung oder Neuerstellung der Satzung und/oder der Gartenordnung wenn erforderlich
- Erstellung des Haushaltsplans sowie die Erarbeitung der jährlichen Geschäfts- und Kassenberichte zusammen mit dem Kassier
- Verwaltung und Verwendung der Beitragsmittel und des Vereinsvermögens nach Maßgabe der Satzung, der Vereinsbeschlüsse und des beschlossenen Haushaltsplans
- Beitreibung von Forderungen und Begleichung von Verbindlichkeiten des Vereins zusammen mit dem Kassier
- Prüfung von eingehenden Rechnungen für Lieferungen / Leistungen, Freigabe durch Unterschrift zur weiteren Erledigung durch den 1. Kassier
- Im Rahmen der Verkehrssicherungspflicht diverse Versicherungen abschließen
- Leitung der Gartenbegehungen und Erteilen von Abmahnungen
- Ausstellung von Pachtverträgen
- Festlegung von Maßnahmen bei Nichteinhaltung des BKleingG, der Satzung, der Gartenordnung und der Bestimmungen des Pachtvertrags durch Vereinsmitglieder
- Teilnahme an Verbandstagungen und anderen Veranstaltungen in Absprache mit der Vorstandschaft
- Gütliche Regelung von Streitigkeiten zwischen Vereinsmitgliedern, wenn Schlichtungsversuche des Anlagenverwalters erfolglos geblieben sind
 

2. Vorsitzender

Der Zweite Vorsitzende ist Mitglied des Vorstands und in das Vereinsregister einzutragen. Der erste Vorsitzende kann bestimmte Aufgaben eigenverantwortlich dem Zweiten Vorsitzenden übertragen. Er sollte nicht nur Vertreter des Ersten Vorsitzenden bei Abwesenheit oder Verhinderung sein, sondern außerdem eine eigenständig wahrzunehmende Verantwortung haben.

- Vertretung des Vereins und Wahrnehmung der Aufgaben des Ersten Vorsitzenden bei dessen Verhinderung
- Regelmäßige Übernahme von Aufgaben des Ersten Vorsitzenden nach Absprache
- Bearbeiten und Freigeben von Bauanträgen im Verein
- Abheften und Aufbewahrung seine Aufgaben betreffenden Unterlagen


2. Schriftführer

Der Zweite Schriftführer vertritt den Ersten Schriftführer bei dessen Verhinderung. Zudem hat er folgende Aufgaben im Verein:

- Teilnahme an Vorstandssitzungen, Mitgliederversammlungen
- Teilnahme an Gartenbegehungen und führen des Protokolls der Begehung
- Ausfertigen der Einladungen zu den Mitgliederversammlungen, Vervielfältigung und kuvertieren der Einladungen in Zusammenarbeit mit dem Ersten Schriftführer
- Verfassen und verschicken von Geburtstagskarten an runden Geburtstagen (erhält Liste am Jahresanfang)
- Verfassen und verschicken von Beileidskarten (nach Absprache mit Erstem Vorsitzenden bzw. Anlagenverwaltern)
- Anmeldung neuer Mitglieder für das Kleingartenmagazin
- Pflege der Mitgliederdaten in der Vereinsdatenbank

Anlagenverwalter

Er verwaltet in Absprache mit dem Gesamtvorstand seine Kleingartenanlage und hat folgende Aufgaben:

- Beratung der Pächter in Bezug auf Einhaltung der Gartenordnung
- Veranlassung und Überwachung von Maßnahmen zur Erhaltung des ordnungsgemäßen Zustandes von vereinseigenen Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen
- Bekanntgabe der Termine für Gemeinschaftsarbeit.
- Durchführung der Gemeinschaftsarbeiten unter seiner Leitung oder eines Anlagenwartes
- Beschaffung notwendiger Arbeitsmittel und Materialien zur Erhaltung der Gemeinschaftsanlagen ggf. nach Rücksprache und Genehmigung durch den Vorstand
 
- Teilnahme an der Gartenbegehung in seiner Anlage mit Hinweis auf eventuelle Probleme
- Teilnahme an den Vorstandssitzungen mit Vortrag der Aktivitäten / Bedürfnisse und Probleme seiner Anlage
- Teilnahme an Mitgliederversammlungen
- Beratung der Kleingärtner in seiner Anlage bei Bauvorhaben, Entgegennahme und Weiterleitung des Bauantrages
- Vorbereitung der Neuverpachtung von Gärten


Anlagenwart

- Der Anlagenwart unterstützt den Anlagenverwalter bei seiner Arbeit, arbeitet in Absprache mit ihm und unterstützt ihn bei der Durchführung seiner Aufgaben
- Teilnahme an Vorstandssitzungen, Mitgliederversammlungen und sonstigen Sitzungen
- Er ist der Vertreter des Anlagenverwalters und in seiner Anlage weisungsbefugt.